Google Workspace (Ex Gsuite) – IC 5 Giornate Milano

Informativa – GSuite for Education

L’Istituto Comprensivo Cinque Giornate ha attivato le G Suite for Education per il personale scolastico e gli studenti, un insieme di applicazioni messe a disposizione da Google per le scuole, al fine di facilitare, sostenere e motivare l’apprendimento attraverso le nuove tecnologie.

L’obiettivo è di ottimizzare, attraverso le tecnologie di rete, l’attività didattica e la circolazione delle informazioni interne, quali comunicazioni e documentazioni (circolari, modulistica..). GSuite è costituita da un insieme di applicazioni come Gmail (la casella e-mail cognome.nome@iccinquegiornate.edu.it, associata al nome del proprio figlio/figlia, è stata configurata in modo da bloccare la ricezione e l’invio di mail al di fuori del dominio @iccinquegiornate.edu.it), i documenti condivisi (Google Drive), il Calendario, Google Classroom (classi virtuali) e Google Meet.

In accordo con le linee guida del Piano Nazionale per Scuola Digitale, il nostro Istituto ha creato un dominio @iccinquegiornate.edu.it associato alla piattaforma G Suite for Education. Per poter accedere a G Suite è sufficiente attivare l’account fornito dalla Scuola. La piattaforma G Suite for Education, non include annunci promozionali, non utilizza mai i contenuti o i dati degli studenti a fini pubblicitari. Inoltre ha un valore fortemente inclusivo, in quanto consente a tutti gli studenti di imparare a lavorare in modo collaborativo e condiviso.

Allo scopo di aumentare ulteriormente il livello di sicurezza e di privacy degli account personali, OCCORRE MODIFICARE la password temporanea al primo accesso. Si ricorda che essendo l’account strettamente personale, la password non potrà essere ceduta a terzi e dovrà essere accuratamente conservata.

Qualora fosse smarrita, è comunque possibile scrivere al seguente indirizzo e-mail : amministratore@iccinquegiornate.edu.it. Si ricorda, inoltre, che gli amministratori hanno la possibilità di controllare che gli utenti utilizzino il proprio account per usi esclusivamente didattici. In caso di attività anomale, l’account potrà essere in ogni momento bloccato o revocato ed eventuali utilizzi impropri saranno oggetto di opportuni provvedimenti.

L’account sarà revocato dopo 30 giorni dal termine del percorso di studi presso l’Istituto per gli studenti, del rapporto lavorativo per il personale scolastico a determinato e a tempo indeterminato se trasferiti presso altra istituzione scolastica. Nel caso di supplenze brevi, l’account sarà invece revocato dopo 15 giorni dal termine del contratto. Pertanto tutti gli utenti dovranno provvedere a scaricare e salvare dal proprio account i materiali e i file di interesse entro tale periodo.

Gli Amministratori dei servizi G Suite for Education dichiarano di operare con le seguenti modalità :

Creano gli account e le caselle di posta per gli utenti e generano le credenziali per il primo accesso;
Gestiscono i gruppi e relativi account collettivi;
NON SONO IN ALCUN MODO IN GRADO di accedere alle caselle di posta degli utenti, né ad altri dati personali degli utenti contenuti nelle altre Google Apps (Calendari, Google Drive, etc.), salvo che tali informazioni non siano condivise dall’utente stesso;
Possono modificare le credenziali di accesso di un utente, SOLO su richiesta esplicita dell’utente stesso (ad esempio se l’utente non riesce più ad accedere al proprio account);
Non sono in possesso, delle password di accesso al sistema dei singoli utenti. Le password iniziali vengono modificate dall’utente al primo accesso.
Possono visualizzare statistiche sull’utilizzo del sistema (ad esempio: data dell’ultimo accesso o spazio utilizzato).

La G Suite for Education è descritta nel dettaglio nella pagina dei prodotti Education (https://www.google.it/edu). Per ulteriori informazioni, è disponibile una pagina aggiuntiva di Domande frequenti (FAQ) su privacy e sicurezza (https://support.google.com).

A tutela della privacy degli alunni, si fa presente che tutti i dati sono di proprietà esclusiva dell’Istituto e non di Google e l’amministratore del servizio può gestire gli accessi alle applicazioni attribuendo agli utenti diversi livelli di autonomia a seconda dei ruoli e delle funzioni.

Google non fornisce informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, ad eccezione dei seguenti casi:

Dietro consenso del genitore o tutore. Google comunica le informazioni personali a società, organizzazioni e persone che non fanno parte di Google, che possono essere ottenute tramite le scuole che utilizzano G Suite for Education, se ha il consenso dei genitori (per i minori).
Con l’Istituto Cinque Giornate : gli account G Suite for Education, in quanto account gestiti dalla scuola, consentono agli amministratori l’accesso alle informazioni in essi archiviate.
Per l’elaborazione esterna. Google può comunicare le informazioni personali a società affiliate o ad altre aziende o persone di fiducia di Google affinché li elaborino per conto e in base alle istruzioni di Google e nel rispetto dell’informativa sulla privacy di G Suite for Education e di eventuali altre misure appropriate relative a riservatezza e sicurezza.
Per motivi legali. Google comunica informazioni personali a società, organizzazioni o persone che non fanno parte di Google qualora ritenga in buona fede che l’accesso, l’utilizzo, la conservazione o la divulgazione di tali informazioni siano ragionevolmente necessari per :
Adempiere a leggi o norme vigenti, procedimenti legali o richieste governative obbligatorie.
Applicare i Termini di servizio vigenti, compresi gli accertamenti in merito a potenziali violazioni.
Individuare, prevenire o far fronte in altro modo a frodi, problemi tecnici o di sicurezza.
Tutelare i diritti, la proprietà o la sicurezza di Google, degli utenti di Google o del pubblico, come richiesto o consentito dalla legge.

Inoltre, Google condivide pubblicamente e con i propri partner informazioni non personali, ad esempio le tendenze di utilizzo dei propri servizi.

La scuola invita lo studente e la sua famiglia a prendere visione delle regole relative all’uso dei servizi della GSuite. Li invita,inoltre, anche a informarsi sulle norme nazionali e internazionali che regolamentano l’uso delle piattaforme online e che sono contenute nei seguenti decreti:

Al fine di consentire ad ogni studente interessato la fruizione del servizio, è necessario che siano rilasciate all’Istituto le dovute autorizzazioni, sottoscrivendo il modulo cartaceo con firma di entrambi i genitori in allegato. In mancanza delle autorizzazioni e del consenso all’uso specifico per cui vengono raccolte, non sarà possibile creare l’account individuale e attivare il servizio di Google Suite for Education.

I genitori o i tutori si impegnano a far rispettare le esposte regole di comportamento pena la sospensione dai servizi forniti.

Tramite i loro account G Suite for Education, gli studenti possono accedere e utilizzare i seguenti “Servizi principali” offerti da Google e descritti all’indirizzo https://gsuite.google.com/terms/user_features.html.

Nell’Informativa sulla privacy e sulla sicurezza di G Suite for Education, Google fornisce informazioni sui dati che raccoglie e su come utilizza e divulga le informazioni che raccoglie dagli account G Suite for Education. È possibile consultare le informative online all’indirizzo :

Si consiglia di leggere i documenti sulla privacy e sulla sicurezza nella loro interezza.

Al seguente link è possibile consultare i termini di servizio :

https://policies.google.com/terms

L’Istituto declina ogni responsabilità per l’eventuale perdita o diffusione accidentale di informazioni personali e/o per un uso dell’account diverso da quello didattico. G Suite è conforme alle norme FERPA e l’impegno in tal senso è sancito nei contratti. L’adesione di Google agli accordi Safe Harbor tra l’Unione Europea e gli Stati Uniti contribuisce ad assicurare che gli standard di protezione dei dati sono conformi a quanto stabilito dall’Unione Europea per le istituzioni scolastiche. Google richiede contrattualmente alle istituzioni scolastiche di ottenere il consenso dei genitori previsto da COPPA (Children’s Online Privacy Protection Act del 1998) per l’utilizzo dei suoi servizi.

Ogni singolo Utente è responsabile dell’attività espletata mediante il proprio account e si impegna ad adoperarsi attivamente per salvaguardare la riservatezza della propria password ed a segnalare qualunque situazione che possa inficiarla.

L’Utente risponderà personalmente di ogni eventuale danno arrecato a se stesso o a terzi, sollevando contestualmente l’IC Cinque Giornate da ogni responsabilità. Ciascun Utente si impegna a non utilizzare il servizio per effettuare comunicazioni che arrechino danni o turbative alla rete o a terzi utenti o che violino le leggi ed i regolamenti vigenti. Per una più approfondita conoscenza della regole da rispettare si rimanda alla consultazione del REGOLAMENTO di DISCIPLINA e della NETIQUETTE :

Poiché il servizio è uno dei mezzi di comunicazione tra docenti e lo studente, dovrai accedere alla piattaforma con la frequenza richiesta dall’insegnante;
Devi conservare la password personale e non consentirne l’uso ad altre persone, sostituendola con periodicità. In caso di smarrimento o di perdita di controllo della stessa, devi scrivere celermente al seguente indirizzo : amministratore@iccinquegiornate.edu.it
Se utilizzi un pc non esclusivamente tuo, dovrai usare sempre il software Google Chrome o Firefox in modalità navigazione in incognito;
In Gmail, classroom e in gruppi invierai messaggi brevi che descrivano in modo chiaro di cosa stai parlando; indicherai sempre chiaramente l’oggetto in modo tale che il destinatario possa immediatamente individuare l’argomento del messaggio ricevuto;
Non utilizzare la piattaforma in modo da danneggiare, molestare o insultare altre persone;
Non creare e non trasmettere immagini, dati o materiali offensivi, osceni o indecenti;
Non creare e non trasmettere materiale offensivo per altre persone o enti;
Non creare e non trasmettere materiale commerciale o pubblicitario se non espressamente richiesto;
Quando condividi documenti non interferire, danneggiare o distruggere il lavoro dei tuoi docenti o dei tuoi compagni;
Non violare la riservatezza degli altri studenti;
Usa il computer e la piattaforma Google Suite in modo da mostrare considerazione e rispetto per gli utenti.

OBBLIGHI DERIVANTI DALL’UTILIZZO DELLA CASELLA DI POSTA ELETTRONICA E DELLE APPLICAZIONI CONNESSE.

Gli Utenti prendono atto che è vietato servirsi o dare modo ad altri di servirsi del servizio di posta elettronica e delle applicazioni Google messe a disposizione dell’IC Cinque Giornate per danneggiare, violare o tentare di violare il segreto della corrispondenza e il diritto alla riservatezza.
Gli Utenti si impegnano, inoltre, a non trasmettere o condividere informazioni che possano presentare forme o contenuti di carattere pornografico, osceno, blasfemo, diffamatorio o contrario all’ordine pubblico o alle leggi in materia civile, penale ed amministrativa vigenti.
Gli Utenti si impegnano, altresì, al rispetto delle norme di buon utilizzo del servizio ed in particolare s’impegnano a:

a) non trasmettere, distribuire, condividere o mantenere qualsiasi tipo di materiale che violi qualsiasi legge o regolamento in vigore. Questo include, senza limitazioni, materiale protetto da copyright, marchi registrati, segreti industriali o altre proprietà intellettuali, materiale pornografico, diffamatorio o che costituisce trattamento illecito di dati personali o viola le leggi sul controllo delle esportazioni;
b) non procedere all’invio massivo di mail non richieste (spam). La spedizione di qualsiasi forma di spam attraverso il servizio di posta fornito è proibita. Gli account forniti non possono essere utilizzati per raccogliere risposte a messaggi spediti da altri Internet Service Provider, se questi messaggi violano il presente regolamento.
c) non fare pubblicità a nessun tipo di prodotto o servizio; a non pubblicizzare, trasmettere o altrimenti rendere disponibile qualsiasi tipo di software, programma, prodotto o servizio che viola il presente regolamento o la legge vigente.
L’utente, inoltre, si impegna a non divulgare messaggi di natura ripetitiva anche quando il contenuto sia volto a segnalare presunti o veri allarmi (esempio: segnalazioni di virus); a fronte di tale evenienza l’utente è tenuto a segnalarla al servizio assistenza.
Ogni singolo Utente manleva L’IC Cinque Giornate, sostanzialmente e processualmente, sollevandolo da ogni responsabilità, danno, arrecato a sé stesso o a terzi, costo o spesa, incluse le spese legali, derivanti da ogni violazione delle suddette norme.
L’I IC Cinque Giornate si riserva il diritto di sospendere temporaneamente l’utilizzo del servizio di posta o di revocarlo definitivamente qualora si verifichino violazioni indicate nelle presenti Indicazioni.
L’IC Cinque Giornate si impegna a tutelare i dati forniti dall’utente in applicazione del D.Lgs. n. 196/2003 “Codice in materia di protezione dei dati personali” e del GDPR (Regolamento UE 2016/679).

Si invitano pertanto i genitori a firmare il modulo in allegato.

Le informazioni riguardanti le credenziali di accesso, rappresentate dal nome utente e dalla password, verranno inviate mediante un messaggio all’indirizzo e-mail indicato dai genitori.

Hangouts Meet

Consente di comunicare via chat e videoconferenza, sia in bilaterale che in gruppo. Meet elimina tutti gli inconvenienti che possono insorgere durante la partecipazione a una videochiamata di lavoro. Devi solo configurare la riunione e condividere un link, senza preoccuparti che i tuoi colleghi o clienti abbiano l’account o i plug-in giusti. Grazie a un’interfaccia leggera e veloce e alla gestione efficiente dei partecipanti, anche una videochiamata con tante persone diventa un gioco da ragazzi. Meet è completamente integrato con G Suite, quindi puoi partecipare alle riunioni direttamente da un evento o da un invito via email di Calendar.

Classroom

Consente di creare classi virtuali, distribuire compiti e test, dare e ricevere commenti su un’unica piattaforma. Google ha collaborato con educatori di tutto il paese per creare Classroom, uno strumento semplificato facile da utilizzare che permette agli insegnanti di gestire le attività dei corsi. E’ uno strumento gratuito per le scuole ed è incluso nell’accesso a G Suite for Education. Come tutti gli strumenti di Google for Education, soddisfa standard di sicurezza elevati.

Gmail

Non è altro che un servizio gratuito offerto da Google che consente di spedire e ricevere dei messaggi di posta elettronica : ovvero, il servizio email di Google. Per aprire Gmail, puoi accedere da un computer o aggiungere il tuo account all’app Gmail su un telefono o tablet.

Documenti, Fogli, Presentazioni

Consentono a studenti e insegnanti di creare, leggere e modificare documenti in tempo reale. Possibilità di utilizzo off line (senza condivisione).

Drive

Il sistema per archiviare qualsiasi file in modo sicuro e illimitato. Insegnanti e studenti possono condividere i file in modo rapido, invitando altre persone a visualizzare, commentare e modificare qualsiasi file o cartella. L’autore mantiene il controllo del documento e può gestirne l’accesso in qualunque momento.

Moduli

Permette di effettuare un sondaggio o creare rapidamente un elenco di presenze o turni.

Calendar

Permette di creare appuntamenti, promemoria, elenchi di attività da svolgere. Google Calendar è un sistema di calendari concepito da Google : offre infatti la possibilità di creare più calendari, di condividerli e importarli da altri servizi online o sul computer. Google Calendar è parte integrante dell’account Google e si integra con gli altri servizi.

Jamboard

Utilizza la tela interattiva di Jamboard per fare schizzi e collaborare. Jamboard è la lavagna smart di Google basata sulla cloud e disponibile su computer, telefono o tablet. Collabora con gli studenti e coinvolgili in modo ancora più efficace grazie all’app Jamboard basata su Google Cloud. Gli studenti possono accedere a una suite di strumenti per la modifica di contenuti multimediali e collaborare con i compagni o gli insegnanti dai propri tablet o da un browser web.

Pubblicato: 09.08.2021 - Revisione: 02.06.2022

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